業務自動化は、どこから始めるか（そして何を避けるか）

01いちばん単純な作業から始める

適した候補は最も複雑な作業ではなく、最も繰り返される作業です。週に何度も、毎回同じやり方で、判断を必要としないもの。

フォームの内容を表計算に転記する。同じ確認メールを送る。未入金の請求を督促する。受注した見積から顧客データを作る。失われている時間はここにあります。

02判断を決める計算

作業時間に年間の回数を掛けます。10分の作業を週3回なら、年26時間です。

それを自動化の一度きりの費用と比べます。1年で回収できないなら、最初の対象としては適切でない可能性が高いです。

防げるミスも数えてください。手作業の転記は一定の割合で誤りますし、請求漏れは作業時間よりはるかに高くつきます。

03典型的な失敗

壊れた業務フローを自動化すること。順序が悪いまま自動化すれば、同じ誤りを速く生むだけです。まず整理し、それから自動化します。

一度に全部やること。誰も理解できない仕組みは、最初の不具合で使われなくなります。

異常時を考えないこと。連携先が応答しなかったらどうなりますか。通知のない自動化は、止まった日に誰も気づきません。

04今お使いの道具でたいてい足りる

メール、カレンダー、請求ソフト、CRMは、ほとんどが相互に連携できます。作業の大半は正しくつなぐことで、入れ替えることではありません。

自動化と同時に道具を変えるのは、両方を失敗させる最短の道です。

05進め方の順序

今の手順を、そのまま一段階ずつ書き出してください。書き出すだけで、不要な工程が2つ見つかることがよくあります。

まず1件だけ自動化し、2週間動かし、想定外が起きないことを確認します。その後、次に進みます。